Узнать рейтинг Joomla.
Здесь можно найти шаблоны joomla 3.

Нерешаемых задач не бывает! Есть задачи, которые не хочется решать

Просмотров: 165

Если задача не выполнена или выполнена не так, как нужно, в этом принято винить исполнителя. На самом деле довольно часто в провале виноват сам постановщик. Правильно описать, распланировать и донести до сотрудника суть поручения умеет не каждый руководитель, а ведь это умение — уже половина успеха. Если вы хотите, чтобы ваши люди работали эффективно и не умерли от переутомления, придется учиться.

Программы для совместной работы вроде Мегаплана значительно облегчают постановку задач, но, к сожалению, ими пользуются не везде. Сегодняшняя статья поможет вам научиться вдохновлять сотрудников на незаурядную работу. При этом не важно, используете вы программный инструмент для постановки задач или нет. Мы не призываем вас кардинально менять корпоративную культуру или срочно внедрять CRM. Мы лишь советуем пересмотреть слова и действия, которые вы используете при постановке задач. Рассказываем о частых ошибках и способах их исправления.

Наверняка вы знаете про американскую технологию SMART для определения целей. Мы тоже. Конкретность, измеримость, достижимость, уместность и ограниченность по времени — эти показатели, безусловно, важны. Но подход SMART формальный, а мы за то, чтобы при постановке задач учитывались особенности психологии работников и, конечно, национальный менталитет.

Ошибка 1. Приказ вместо задачи

Люди не любят выполнять приказы, зато им нравится решать интересные задачки. Правильно поставить задачу — значит, описать текущую ситуацию и дать исполнителю возможность самому определить, как на нее повлиять, чтобы улучшить или исправить. Свобода выбора, хотя и в рамках необходимого, накладывает на исполнителя ответственность за свой выбор и результат целиком, ориентирует его на рост и развитие. Приказы подразумевают только один путь выполнения и, как правило, в перспективе он тупиковый. И главное, если что-то не получается, виноватым всегда оказывается дурной начальник, отдающий глупые приказы.

Приказ Задача
Сходи в магазин за сметаной На обед у нас щи, но кончилась сметана
Позвони клиенту из Омска Пока тебя не было в офисе, звонил твой клиент из Омска
Подготовь финансовый отчет за июнь Мне нужно понять, сколько чистой прибыли получила наша компания в июне
Сделай рекламный баннер о видеозвонках для сайта Необходимо рассказать посетителям сайта о новой функции видеозвонков

Решая задачи самостоятельно, а не бестолково выполняя приказы, сотрудник становится хозяином своих решений, своей карьеры и жизни. Он понимает, что он не просто исполнитель, он творец. Если он выполняет такую задачу и получает требуемый результат, то испытывает гордость и ощущает себя героем.

Ошибка 2. Много лишних участников

Когда к решению задачи подключается много людей, работа всегда затягивается. Каждый высказывает свое мнение, и прийти к общему знаменателю практически невозможно. Обсуждение выходит из-под контроля и превращается в борьбу мнений. Ответственность размывается, а исполнителю приходится доказывать свою точку зрению даже тем, кто не имеет прямого отношения к задаче.

Не стоит привлекать к работе коллег только для того, чтобы заручиться их поддержкой или услышать всю палитру мнений. Также не нужно звать на помощь руководителя, если хочется «надавить авторитетом». Обычно такой маневр воспринимается всеми в штыки. Чтобы не погрязнуть в дискуссиях, приглашайте в помощники только тех, без чьего участия действительно не решить задачу.

Есть такой интересный психологический прием — в конце задачи добавлять вопросы. Тогда она превращается в диалог и исполнитель охотнее за нее берется. Например: «К нам обратился журнал "Персона" за комментарием. Нас просят письменно ответить на вопросы, которые они прислали, сегодня до 18.00. Как думаешь, это нам интересно?»

Мы специально сделали так, чтобы у каждой задачи в Мегаплане был только один ответственный. Других участников советуем добавлять в задачу лишь по мере необходимости. Кстати, пригласить нового участника достаточно просто: упомяните коллегу в комментарии через @ или !, он получит уведомление и автоматически добавится в задачу как аудитор.

Ошибка 3. Слишком длинное или очень короткое описание

Описать задачу так, чтобы всем всё было понятно, — большое искусство. Если объяснять задачу во всех подробностях, исполнитель может потерять нить и упустить важные детали. Если вы ставите задачу письменно в таск-менеджере, напишите самое основное и попробуйте посмотреть на свое описание со стороны. Все ли вам ясно? Если да, значит, и у других проблем с пониманием не будет. Когда исполнителю задача понятна с первого взгляда, он может сразу сесть за работу.

Так что будьте кратки, давая только самую необходимую для решения информацию. Но не впадайте в другую крайность: не описывайте задачу слишком сухо. Если исполнитель сразу не разберется, начнет задавать вопросы или, что хуже, постесняется спросить и домыслит за постановщика. В Мегаплане нужно принять задачу, прежде чем приступать к ее выполнению. Нажимая на большую зеленую кнопку, исполнитель подтверждает, что понял, в чем заключается задача, и обещает выполнить ее в срок.

Ошибка 4. Отсутствие дедлайна

Задача без указания крайнего срока обречена на провал. Если непонятен приоритет и неясна срочность задачи, исполнитель будет откладывать ее в долгий ящик. Всегда будут находиться дела поважнее. Но дедлайн мало поставить, нужно еще правильно его рассчитать и преподнести в интересах исполнителя. Если просто взять дедлайн с потолка, у исполнителя не будет мотивации уложиться в срок. А вот если исполнитель поймет, от чего зависят сроки и что случится, если их сдвинуть, он постарается не подвести Например, можно объяснить: «Если макет страницы сайта до следующего вторника не передать в отдел веб-разработки, нашей компании придется выплатить штраф, а отдел дизайна лишится премии».

Когда задача сложная и с долгим сроком исполнения, эффективно использовать вехи, или контрольные точки. Постановщик и исполнитель сверяют часы, корректируют промежуточными результаты и понимают, в правильном ли русле идёт работа. Не забыть вовремя вернуться к задаче в Мегаплане помогают напоминания: вы можете включить их через 5 минут, через час, на следующее утро или через неделю.

Мудрые руководители всегда ставят дедлайн с запасом: тогда если итоговый результат не устроит, будет время исправить ошибки. Когда вы пользуетесь таск-менеджером, вы можете контролировать исполнителей, не дергая их и не отвлекая от работы. Мегаплан отслеживает, онлайн ли сейчас сотрудник, давно ли он с ней работал, видел ли все ваши комментарии.

«Глазок» рядом с каждым сообщением показывает, сколько человек его прочитали и кто именно.

Если ответ исполнителя вам понравился, вы можете поставить «лайк» в виде сердечка. Так он сразу поймет, что вы одобряете его планы.
Ошибка 5. Бессмысленная переписка

Много времени в задачах уходит на препирательства. У каждого участника свой взгляд на ситуацию, которым он непременно делится с остальными. В ответ получает поддержку или, наоборот, критику. В итоге вместо того, чтобы заниматься решением задачи, ее участники спорят друг с другом и часто уводят обсуждение в сторону. На ровном месте возникают конфликты, ведь в переписке не различимы интонации и неровен час сделать неправильные выводы.

Оптимальное решение в ситуации, которая выходит из-под контроля, — созвониться с ключевыми участниками и обсудить все вопросы устно. Только сначала обязательно договоритесь о времени звонка, чтобы всем было удобно. После обсуждения не забудьте поставить новые задачи, отредактировать суть исходной задачи, если изменилась концепция, или запланировать дела. В Мегаплане очень удобно формировать дела и задачи из комментариев: достаточно выделить понравившееся предложение и выбрать из появившегося меню нужное действие.

Проблема 6. Немотивированный выбор ответственного

У исполнителя может возникнуть вопрос, почему задачу поручили именно ему. Особенно если у него есть коллеги с похожими обязанностями или того же уровня. Вопрос справедливый и достоин внятного ответа. Здорово, если ответ прозвучит так, чтобы сотрудник почувствовал за себя гордость. Например, вы можете сказать, что только ему доверяете столь ответственное задание и объяснить почему («потому что в прошлом месяце ты повысил конверсию сайта на 20%», «так как ты лучший менеджер по итогам месяца»). Поверьте, после такого объяснения у сотрудника не останется сомнений, что эта задача предназначена ему судьбой.

В Мегаплане выбирать исполнителя очень удобно. Когда вы наводите мышку на поле с ответственным, система предлагает выбрать сотрудника из готового списка, который состоит из тех, кому вы чаще всего назначали задачи. Это очень экономит время!

Универсальный алгоритм постановки задачи

Подведем итоги, описав общую схему формулирования и постановки задач. Она представляет собой пошаговый алгоритм, который поможет повысить количество и качество выполненных задач в вашей компании.

Убедитесь в необходимости задачи . На самом деле без многих задач можно обойтись. Ставьте задачу только в том случае, если она действительно нужна и принесет пользу. Обсудите этот вопрос с потенциальным исполнителем.

Предупредите, прежде чем ставить . Особенно если задача срочная. Поинтересуйтесь у исполнителя, какая у него в данный момент нагрузка и объясните, чем вызвана срочность.

Убедитесь, что вас правильно поняли . Попросите исполнителя повторить, что от него требуется, почему и к какому сроку. Многие слышат то, что хотят слышать, и это приводит к ошибкам.

Напишите суть и поставьте дедлайн . После того, как вы обсудили задачу, зафиксируйте тезисы разговора письменно. Обязательно напишите, когда и какого результата ждете.

Назначьте ответственного . Если дело требует участия нескольких специалистов, лучше поставить каждому подзадачу. К примеру, вы готовите посадочную страницу. Собираете команду из дизайнера, копирайтера и программиста. В общей задаче обсуждаете принципиальные вещи, в подзадачах каждый отвечает за свой фронт работ.

Примите результат . Если хотите контролировать процесс работы, лучше назначьте промежуточные этапы. Это дисциплинирует, но при этом не отвлекает исполнителя от работы и не заставляет его нервничать.

Удобство такой схемы заключается в том, что она подходит абсолютно для любых задач. При этом исполнитель не будет чувствовать себя рабочей лошадкой, на которую взвалили непосильный груз. Таким образом, вы даете сотрудникам возможность проявлять инициативу и вместе с вами искать оптимальные решения задач. А компанию, в которой работают думающие и инициативные люди, всегда ждет успех.

https://megaplan.ru/blog/management/nereshaemyh-zadach-ne-byvaet-est-zadachi-kotorye-ne-hochetsya-reshat/
 

Как ставить задачи работникам разных поколений

августа 07, 2020

Любой офис, как ни крути, объединяет несколько поколений. Люди разного

Поддержка ИНК новой концепции Программы стратегического академического лидерства через содействие интернационализации вузов

июля 30, 2020

Разработка Программы стратегического академического лидерства Министерством на

Нерешаемых задач не бывает! Есть задачи, которые не хочется решать

июля 23, 2020

Если задача не выполнена или выполнена не так, как нужно, в этом принято винить исп

Новый датасет ИНК «COVID-19 и кризис 2020: возможности здравоохранения и последствия для экономики и бизнеса по всему миру»

июля 14, 2020

Уважаемые коллеги, мы подготовили для вас новый датасет, содержащий еще более п

Чума в 2020 г.: локальная вспышка в Китае или угроза мировой эпидемии?

июля 10, 2020

Елена Геннадьевна Попкова доктор экономических наук, профессор, ведущий науч

Вклад ИНК в достижение целевых показателей результативности опорными университетами

июля 09, 2020

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации в рамках Программ

Поддержка ИНК новой принципиальной схемы организации и структурирования системы науки и высшего образования Российской Федерации

июля 07, 2020

В Программе стратегического академического лидерства, представленной Министром

Вклад ИНК в достижение целевых показателей результативности национальными исследовательскими университетами

июля 07, 2020

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации в рамках Программ

Вклад ИНК в реализацию национального проекта «Образование» в высшей школе

июля 07, 2020

По итогам заседания президиума Совета при Президенте Российской Федерации по

Гибель слонов в Ботсване в 2020 г.: научная трактовка на основе датасета ИНК

июля 03, 2020

Елена Геннадьевна Попкова доктор экономических наук, профессор, ведущий науч

Институт научных коммуникаций: инструкция по применению.

июня 30, 2020

Мы помогаем строить научную карьеру и реализовывать потенциал исследовательских

Международная конференция «Изменение климата в условиях индустрии 4.0»

июня 29, 2020

13 ноября МГИМО совместно с Институтом научных коммуникаций (ИНК) проводит ме

Новые проекты ИНК: слушайте, читайте, присоединяйтесь!

июня 27, 2020

Институт научных коммуникаций представляет вниманию коллег и партнеров свой нов

У ИНК появился свой телеграм-канал http://t.me/iscvolga

июня 26, 2020

Друзья, каждый день ИНК делится с вами актуальной научной информацией. Мы пишем до

ДГТУ И ИНСТИТУТ НАУЧНЫХ КОММУНИКАЦИЙ ПОДПИСАЛИ СОГЛАШЕНИЕ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

июня 22, 2020

В дистанционном формате состоялось подписание соглашения о сотрудничестве в сфе

5 известных российских компаний, стартовавших или совершивших прорыв в кризис

июня 12, 2020

Известный экономист Питер Друкер как-то сказал, что у истоков каждого успешного п

Подлинная мотивация

июня 09, 2020

Два типа задач Есть два типа рабочих задач — алгоритмические и эвристическ

5 простых способов разглядеть бизнес-идею у себя под носом

июня 08, 2020

Спросите любого предпринимателя: всегда ли он знал, что хочет стать предпринимате

Прошла онлайн-конференция «Власть, бизнес, образование: восхождение к человеку»

июня 03, 2020

21–22 мая 2020 года в Красноярске состоялась III Всероссийская научно-практическая

Ученые СКФУ обсудили вопросы развития современного общества и права в условиях цифровой реальности

июня 02, 2020

29 мая в Северо-Кавказском федеральном университете состоялась Международная нау

         Вятский государственный университет Ставропольский государственный аграрный университет